Применение свойств ко всему тексту в Word

Описание проблемы

Столкнулся с файлом, в котором любые изменения с выбранным текстом, применялись сразу же ко всему документу. Например нужно выровнять по середине одну строку, а выравнивается вообще весь текст.

Читать далее «Применение свойств ко всему тексту в Word»

Быстрые клавиши в Word

В Word встроены сочетания быстрых клавиш, которые ускоряют форматирование текста. Например, выделение текста жирным, подчёркиванием или курсивом, выполняется не обращаясь к кнопкам в ленте.

Читать далее «Быстрые клавиши в Word»

Вставка фрагмента Word в Excel

В Word гораздо проще и удобнее форматировать текстовые файлы, чем в Excel. Однако Excel позволяет автоматизировать расчёты. Следовательно нужно объединиться оба этих достоинства.

Читать далее «Вставка фрагмента Word в Excel»

Оглавление в Word

Оглавление значительно облегчает навигацию по документу и его редактирование.
Для начала в тексте необходимо расставить заголовки. А именно присвоить им стиль форматирования Заголовок 1. Для этого необходимо кликнуть левой кнопкой мыши по заголовку, чтобы курсор бы в теле текста, а затем указателем мыши выбрать в Ленте “Заголовок 1”.

С этого момента всем заголовкам нужно присваивать стиль “Заголовок 1”.
Для формирования подзаголовков и подзаголовков 2-го, 3-го и прочих уровней, соответственно нужно применять стиль “Заголовок 2”, “Заголовок 3” и т.д.

Для запуска панели навигации нужно нажать комбинацию клавиш Ctrl + F.
Далее в появившейся панели нужно выбрать пункт “Заголовки”. Откроется созданное оглавление с возможностью быстрого перехода по главам.

Для добавления оглавления в документ необходимо переместить курсор в нужное место. Как правило это начало или конец документа.
Далее в ленте выбрать “Ссылки”, нажать “Оглавление” и выбрать вариант “Автособираемое оглавление 1”.

Если при дальнейшем форматировании документа названия глав будут изменены, то нужно обновить оглавление. Для этого нужно кликнуть по оглавлению и нажать “Обновить таблицу”.

Если же необходимо создать уникально оглавление, нужно во вкладке “Ссылки” в Ленте в параметре “Оглавление” выбрать пункт “Настраиваемое оглавление…”.

Добавление таблицы в Word

В этой статье освещены вопросы добавления таблиц в документы Word.
Чтобы добавить таблицу, в ленте перейдите во вкладку “Вставка” и нажмите “Таблица”. Откроется выпадающее меню.

В верхнем поле нужно мышкой показать, сколько столбцов и строк должно быть в таблице. При этом, таблица сразу же будет показана в документе. Затем нажмите левой кнопкой мыши и таблица будет добавлена в документ.
Если же поля из 10 строки и 10 столбцов недостаточно, нужно нажать “Вставить таблицу”. Откроется диалоговое окно.

В данном окне можно указать необходимое количество строк и столбцов, а так же указать, должны ли столбцы быть выравнены по ширине листа или иметь заданную ширину.
Так же возможно запомнить этот шаблон для таблиц, которые будут создаваться в последствии, поставив галочку у пункта “По умолчанию для новых таблиц”.

Примечания в Word

Примечания позволяют делать комментарии к участкам текста или предлагать правки, не загромождая этим само тело текста.
Для добавления примечания нужно в ленте выбрать вкладку “Рецензирование”. Обратите внимание на то, что параметр “Показать примечания”, должен быть включён. Далее нажмите на кнопку “Создать примечание”.

Примечание создаётся к месту, в котором находится в данный момент курсор, или к выделенному фрагменту текста. Справа появится окошко, в которое нужно вписать комментарий.

Обратите внимание, что в правом верхнем углу есть символ листа со стрелкой. Эта кнопка позволяет добавлять комментарии к комментариям.
Для отключения отображения комментариев нужно отключить параметр “Показать примечания”. После чего они будут свёрнуты и их можно будет просмотреть при нажатии на специальный символ в правой части документа.

При печати, по умолчанию, комментарии будут видны.
Для отключения их видимости нужно нажать комбинацию клавиш Ctrl + P или зайти в ленте во вкладку “Файл”, и нажать “Печать”.
В блоке “Настройка” нужно выбрать верхнее выпадающее меню и убрать галочку у пункта “Напечатать исправления”.

Вставка видео в Word

Функционал MS Word позволяет добавлять в текст не только графические файлы, диаграммы и ссылки, но и вставлять видео-ролики прямо в тело документа.
Выглядит это очень эффектно.
Следует так же сразу оговориться, что просмотр будет возможен только при наличии соединения с сетью интернет.
Для вставки видео нужно иметь ссылку на видео.
В ленте нужно выбрать пункт “Вставка” а далее “Видео из интернета”.

В открывшемся диалоговом окне “Вставка видео” можно вставить ссылку на ролик с youtube (в верхней строке) или на ролик с любого другого источника (в нижней строке).

Вставленный ролик можно редактировать как изображение – изменять размер, делать отекание текстом.

Работа с документами PDF в Word

Если у Вас возникла необходимость отредактировать документ в формате PDF, но нет специальных программ, не отчаивайтесь, у Вас есть Word.
Для перевода документа из PDF в docx достаточно кликнуть правой кнопкой мыши по файлу и выбрать “Открыть с помощью” – “Word 20хх”.

Во время запуска программы появиться сообщение о том, что преобразование документа займёт некоторое время. Нужно нажать “Ок”.

После завершения операции преобразования документ откроется и будет доступен для редактирования.
Следует отметить, что если исходный документ имеет высокое качество, то и в Word он будет преобразован с наименьшими погрешностями. Текст будет распознан с применением соответствующих шрифтов и размеров, картинки будут вставлены картинками. Если на страницах имеются повторяющиеся элементы вверху и внизу – они будут распознаны как колонтитул.
Вот пример. Слева документ в формате pdf, справа в docx.

Видно что при форматировании к тексту было применено некоторое форматирование в плане межстрочных интервалов и разметки страницы. Так же верхняя часть документа – это колонтитул.

Устранение проблем совместимости документов Word

Файлы, созданные в разных версиях Word, могут иметь некоторые проблемы с совместимостью, если в документ добавлены функции, которые не поддерживаются ранними версиями программы.
Для начала стоит запустить Инспектор документов и удалить всю ненужную информацию и функции (скрытый текст, макросы, xml-разметку). Как это сделать, описано в этой статье.
Необходимо войти в ленте во вкладку “Файл”.

Далее нужно выбрать пункт “Проверка совместимости”.

В открывшемся окне рекомендуется поставить галочки у всех версий Word, а также у пункта “Проверка совместимости при сохранении документа”. При наличии неполадок они будут отображены в этом окне и их можно будет легко исправить в нём же или в инспекторе документов.

Инспектор документов в Word

Несколько раз сталкивался с проблемой, когда высланный документ получатель не смог открыть из-за несовместимости версий Word.
Дело в том, что помимо нескольких форматов сохранения документов (.doc и .docx), в зависимости от от самой версии программы (2016, 2013…), Word может добавить к документу функции, которые не поддерживаются более ранними версиями программы.
Одним из решений этой проблемы выступает использование инспектора документов.
Для его запуска в ленте нужно выбрать вкладку “Файл”.

В открывшемся окне нужно нажать кнопку “Поиск проблем” и выбрать “Инспектор документов”.

В открывшемся диалоговом окне необходимо выбрать нужные элементы для проверки (я обычно оставляю все) и нажать “Проверить”.

Если есть какие-то недочёты, после завершения проверки программа предложит пути их решения.